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NO TE LO PUEDES PERMITIR SIEMPRE
Dejémoslo claro, no es que a ese abogado no le gusten los días de gracia, ni porque disfrute presentando escritos ese día, sino justo es lo contrario, porque se había dado cuenta de que no tenía capacidad para organizarse mejor ni presentarlo antes.
Esta situación no es del agrado de ningún jurista, organizar el trabajo de tu despacho supone un desafío muy grande, como para poder hacer las cosas siempre antes del plazo.
La semana que tienes pocas consultas, pocas vistas judiciales y pocos señalamientos, esa semana no tienes problema, pero la semana que tienes de todo en cantidades industriales y ves que tu tiempo no llega es cuando te das cuenta de que necesitas cambiar.
Paradójicamente hay otro evento en que me ocurre igual en mi isla (Gran Canaria) tres veces al año viene “la calima”, que es un viento que llega del Sureste (Sahara) con arena suspendida en el aire, en esa semana las temperaturas se elevan hasta el infinito y más allá, y en esa semana se dispara la venta de aires acondicionados.
Bueno al tema, la semana que ocurre esto pienso en poner aire acondicionado en casa, pero a los tres días se pasa el calor, y se me quita la idea de la cabeza, pero lamentablemente vaya 3 días de sufrimiento que me dan los calores.
Al final decidí poner el aire acondicionado haya calima o no, y a partir de entonces cuando hay calima en vez de sufrimiento me genera alegría !!
En el derecho ocurre lo mismo, NO PUEDES ESPERAR A QUE TE CAIGA EL OVERBOOKING PARA ORGANIZAR TU ACTIVIDAD porque cuando llegan las semanas de estrés, noches sin dormir, juicios preparados con poco tiempo porque el resto de actividades te están apretando, semanas que se convierten en meses…
Pues bien, esos momentos te acuerdas de lo importante que hubiera sido organizarte, y tener un plan de trabajo para que las fechas nunca se te echen encima.
¿CUAL ES EL PRIMER PASO PARA IMPLANTAR ESTE ORDEN?
Los requerimientos son varios:
Lo primero que tienes que hacer a la hora de plantearte escrito es PLANIFICAR BIEN LOS PLAZOS DE TODO, la realidad es que no sabes cuánto tiempo tardarás en hacer un escrito.. pero si puedes hacer una estimación de tiempo, pero luego siempre puede surgir dificultades que den con toda la situación al traste.
Muchas veces me veo estimando el tiempo que me tomará hacer una demanda, y al final me doy cuenta de que he tardado cuatro veces más, es lamentable pero es así,
- Demandas de temas nuevos que no había llevado antes,
- Demandas de temas que sí he llevado pero en los que aparece una nueva jurisprudencia que estudiar,
- Demanda que inicialmente había previsto sencilla pero que posteriormente encuentro unas pruebas y unos detalles que le genera una complejidad que nada tiene que ver con lo que tenía previsto.
Lo segundo es PREVER LAS ACTIVIDADES PARALELAS QUE TE ROBAN TIEMPO aunque no te des ni cuenta, me siento a hacer un escrito judicial y me suena el teléfono… en ese momento no puedo decir que no y un cliente me roba media hora de mi tiempo más la tranquilidad, el tiempo que tardo en volver a sentarme a hacer la demanda de una manera concentrada es imposible, al final desisto y una planificación que tenía que hacer un unos escritos en un determinado tiempo se va al carajo.
Un cliente en la oficina porque tiene una consulta que hablar y de repente me doy cuenta de que estoy en la misma otra vez, pérdida de tiempo y de concentración
Y en tercer lugar decirte no te dejes engañar, lo importante es CREAR Y ORGANIZAR UN AMBIENTE DE CONCENTRACIÓN, si no tienes la tranquilidad no podrás encontrar ese nivel de concentración que necesitas para hacer las reflexiones jurídicas, no es lo mismo hacer una demanda en 10 horas que en 50 horas, necesitas trabajar en un ambiente sin interrupciones, si lo organizas para encontrar ese momento puedes realizar esta actividad intelectual que te permitirá “reflexionar y asociar ideas en cadena” situación mental imprescindible para hacer tus demandas y razonamientos judiciales 1000 veces más rápido y mejor.
La pregunta es..
¿Puedes permitirte no tener ese tiempo reservado para esta actividad intelectual? ¿Hasta cuándo puedes postergar esta forma de trabajar?
- organizar la tarea para reclamar
- planificarla
- agendarla y reservarle un tiempo
¿Y EL SEGUNDO PASO PARA CONSEGUIRLO?
Quiero proponerte un sistema de trabajo que te va a funcionar bien:
En primer lugar debes reservar unas horas específica para redactar tus escritos judiciales, te recomiendo que sean por la tarde a primera hora antes de atender consulta, por ejemplo de 3:00 a 6:00pm
Te propongo también que durante ese tiempo desconectes el teléfono móvil, desactives el timbre de tu despacho, y si puede ser en horario de fuera de personal de la oficina mejor, porque así no te interrumpirán con asuntos ajenos ni con problemas ni con nada y podrás concentrarte en la redacción de tu demanda y dejar el resto de los temas aparte.
Para organizarte de esta manera necesitarás dos cosas:
Primero reservar en agenda las horas que vas a usar con cada escrito judicial
Podemos distinguir dos tipos de escritos judiciales, los que no necesitan de tiempo porque son de Trámite y tú los realizas directamente sin reflexión.
Y los escritos que requieren de una reflexión jurídica y asociativa, que requiere de una investigación de jurisprudencia, que requiere de un esfuerzo mental de concentración alto, en este tipo de escrito necesita silencio total necesitas retirarte al lugar de trabajo
Para solucionar esto también es importantísimo aparte de reservar las horas en el calendario es importantísimo tener la tranquilidad telefónica suficiente, y librarte de llamadas informativas de clientes, lo que puedes hacer es:
OPCIÓN A.- Desconectar el TLF móvil, con la consecuencia de que tendrás que tomarte la molestia de llamar luego de vuelta a todos esos teléfonos que te hicieron llamada perdida.
OPCIÓN B.- Contar con un SISTEMA DE INFORMACIÓN PROACTIVA A CLIENTES, ¿Qué significa esto? Significa que como dice el proverbio “Barriga llena corazón contento” por eso mismo, cuando informado a tus clientes del estado de sus casos cada 15 días, y les das una previsión de la duración de sus casos, consecuentemente, los clientes informados no te va a llamar para pedirte información.
Hacer esto requiere un esfuerzo grande, y la mejor forma que conozco de hacer esto es contar con una herramienta que genere información válida sobre la gestión de los expedientes de cada cliente, y que además controle los plazos de tiempo de comunicación con cada cliente y que además le envíe dicha información a los clientes en el momento oportuno.
Eso sí siempre te pedirá que valides información a enviar, de modo que: No es lo mismo:
- tener que buscar y controlar los plazos de comunicación con cada cliente,
- y tener que ir a cada expediente y redactar un escrito informativo de la situación actual del expediente,
- y luego tener que enviarlo…
Eso no es lo mismo que “Que el sistema controle los plazos, que el sistema redacte el escrito y tú simplemente le das el visto bueno” pulsando una tecla.
Si quieres conocer esta herramienta que te pueda ahorrar tiempo y tranquilidad y te puede ayudarte a planificar para redactar y elaborar mejores demandas mejores querellas, no dudes en contactarnos
¿QUÉ HERRAMIENTA HACE ESO?
Todo esto de informar proactivamente y de organizar tu agenda con duración de tareas y actividades lo puedes trabajar a mano en tu agenda de papel.
Si buscas una herramienta que te permita agendar tus tareas, reservando un tiempo y gestionando tus comunicaciones con clientes, solo hay una herramienta que hace esto de forma semiautomática, y se llama juiciator y está pensada para que los abogados nos centremos en lo jurídico y en ganar nuestros casos y captar más cliente, y dejemos las labores comerciales, de información y de organización en una herramienta informática que se dedique a esto.
El objetivo es que puedas dar un servicio de calidad a tus clientes ahorrando tiempo y dinero porque la herramienta hará el 90% de este trabajo de comunicación y gestión por ti.
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